Sve je pod kontrolom, ha, ha – Vodič za organizaciju evenata pa i u covid vremenima

Iza mene je 18 godina poduzetničkog staža i zaista više stotina redovnih poslovnih evenata s uglavnom 100 do 300 sudionika.
Ono što svi kažu da je zajedničko svima njima jest odlična ENERGIJA i ATMOSFERA.

Pa, kako to postižemo?

Tajne su u nastavku.

No, odmah ću vam otkriti ključni sastojak – svi su ti eventi PO MJERI ČOVJEKA.

Što to točno znači?

Da nam je glavni FOKUS na – ISKUSTVU SVIH POLAZNIKA EVENTA u CIJELOSTI. A upravo ti razni najsitniji DETALJI čine ono nešto i uzrokuju ili onaj WOW efekt ili ono razočaranje.

Dakle, kad planiram evente, radim to iz kuta gosta/polaznika i više puta provjeravam sve relevantne kontrolne točke, kako će saznati za event, kako će kupiti i platiti ulaznicu, kako će dobiti sve info, kako će i kada doći, gdje će s autom, gdje s djecom, što mu prvo treba, kad mu pada koncentracija i treba pauzu, što će onda jesti i piti, itd.

I da, dosta su nam eventi HEDONISTIČKI dakle pazimo da nitko ne ostane ni na trenutak ni gladan ni žedan.
A kako ja volim poklone, uvijek su tu brojni i razni POKLONI i za sve i za neke sretnike kao i IZNENAĐENJA.

No, idemo redom…

Kako organizirati event za pamćenje, čak i u ovim ludim covid vremenima?

Organizacija evenata uvijek je vrlo stresan posao, a tu ogromnu dozu navale adrenalina jednostavno moraš voljeti. Sve ostalo je mučenje. Ili jesi za ovo ili nisi.

To razumiju samo oni koji imaju ovo iskustvo.

Zato i u ovim vremenima ima nas luđaka koji organiziramo evente.

Prije svega, bilo koji event bi trebao biti dio Vašeg marketinga, poslovne strategije i ukupne izgradnje brenda.

Otkud krenuti?

Ideja, logistika, promocija

Uz pretpostavku da se u poslovnu i marketinšku strategiju uklapa organizacija evenata, krećemo od CILJA, IDEJE i KONCEPTA te formata eventa i naravno CILJANE PUBLIKE.

Dakle, za koga radimo event, zašto, što točno i kako.

Ono što u suštini planiramo jest SADRŽAJ, LOGISTIKU te PROMOCIJU I PRODAJU eventa.

Prostor i vrijeme

Kad smo odredili što i kako i za koga radimo event. rješavamo PROSTOR I VRIJEME.
Ovisno o tome tko nam je ciljana publika tako ćemo birati i mjesto i vrijeme.

Dakle, ako su ciljana publika mame poduzetnice, odlično je vrijeme od 9 h nadalje dok one ostave djecu po školama i vrtićima.

Usput rečeno, ne nasjedajte na izgovore da netko ne može doći jer nema kamo s djecom.
I iz mog iskustva i tuđeg kad god smo omogućili da djeca dođu, jer su nam rekli ma mi bi došli ali nemamo kamo s djecom… dogodilo se da su došli ljudi koji ionako dolaze samo su poveli djecu, a to vjerujte mi organizacijski ne trebate u životu.
P.S. Imam dijete, volim djecu. No imam i bogato iskustvo.
Naravno, ako su eventi na kojima su ciljana skupina djeca skroz druga priča, sve prilagodite njima.

Najgore što mi se desilo s prostorima je bilo:

• Otkazivanje lokacije od strane domaćina meni 24 sata prije pa nek se ja sad snađem
• Mikrofoni i tehnika i Internet potpuno zakazuju iako je na probama dan ranije sve radilo
• Tehničar nestaje jer eto morao čovjek na pauzu, nešto obaviti iako ga plaćamo da je tamo i sl.
• Ekipa u prostoru prije nas, ne izlazi u dogovoreno vrijeme i ne stižemo se na vrijeme pripremiti
• Vlasnik prostora nam iz svoje pohlepe iza leđa bez da nam javi proda i drugima istu dvoranu i oni izlaze naknap ili proda dvoranu pored ekipi koja se recimo to pristojno NE uklapa s našom ciljanom publikom itd.

Sadržaj i predavači/ce

Nakon VREMENA I PROSTORA – bacamo se na SADRŽAJ I GOVORNIKE.

Prethodno smo, naravno, odredili principe rada pa znamo koliko i na koji način dajemo prostora sponzorima.

Realno, tko želi slušati dosadne monotone prezentacije koje nitko ne razumije ili koje pokušavaju nešto agresivno prodati bez da je prethodno stvoren odnos ili pak pola sata slušati nečije hvalisanje bez ikakve korisne ŠTO JE TU ZA MENE INFORMACIJE? Nitko.

Osobno uvijek volim da su spikeri angažirani, da podijele info o eventu i na svojim kanalima, da se od početka osjete da su dio priče i prenesu to i na svoju publiku.

Obično uvijek povežem sve govornike prije mailom, u chatu, imamo video call ili sl. da svi imaju širu sliku cijele priče čiji su svi dio i da vide kako tko doprinosi. Zato ta super atmosfera.

Tu se stvara osjećaj povezanosti i prisustva te da im je stalno i osjeti se njihov veći doprinos.
Puno bolje nego situacija dođem, isprezentiram, odem.
Ako spikeri dolaze u Vaš grad, naravno – tu je i organizacija putovanja, dočeka, smještaja, večere upoznavanja s ostalima i slično. Sve je to dio wow iskustva za njih.

Moje najgore iskustvo sa sponzorima kao govornicima – rekla sam nemojte prezentacije, publika nije navikla, obit će vam se u glavu, nisu me slušali, kolega iz Mađarske je održao prezentaciju na engleskom jeziku (bitan je mađarski naglasak engleskog jezika ovdje) u jednom pubu u predbožićno vrijeme i pritom mikrofoni nisu baš radili.
Jasno Vam je sve – suradnju nismo nastavili.

Najgore što mi se desilo s govornicima:

  • Nisu došli na vrijeme, dakle kasnili su
  • Nisu se javljali – nestali su
  • Iako sam provjerila da su odlični prezenteri, bili su blago rečeno očajni (okrenuli leđa publici, došli nepripremljeni, čitali sa slajdova…i sl)
  • Došli su bolesni ili u alkoholiziranom stanju
  • Kad sam pozvala 2-3, ispalo je da su dvoje u sudskom procesu, srećom nisu se pobili do kraja kod mene na sceni, bili su vrhunski profesionalci, sve su mi rekli kasnije
  • Otkazali su par dana prije dolazak, a bili su glavne zvijezde
  • Nisam imala ugovor s penalima što su mi otkazali i zeznuli mi event u zadnji čas

Sadržaj

Mora biti relevantan za publiku i stalno razmišljajte – ŠTO JE TU ZA NJIH da vide vrijednost. Da se uključe. Da ima dosta vremena za postaviti pitanja

Dapače – potkupite nekog da postavi prvo pitanje svakom od govornika ili koristite aplikacije putem koje to mogu učiniti bez srama i nelagode.

Pazite i da ima dosta pauza, da predavanja nisu duga, da predavači ne izmore publiku da ne samo da znaju znanje, nego da ga znaju prenijeti …i da sve to rade razumljivim rječnikom.

Sponzori

Hvala sponzorima što postoje, većina evenata bez njih nikad ne bi bila održana.
Potpišite jasan ugovor.

Ja volim isto da su uključeni, da nas promoviraju, podržavaju i dolaskom, i angažmanom.

Možda sam luda, ali ne volim one koji samo daju pare i nema ih.
Pazite da imaju VIP tretman kad dolaze, da imaju jasno označena super mjesta i sl.

NAJGORE što mi se desilo sa sponzorima:

  • Platili su, a ne dolaze, zaista realno ništa strašno, s njima najmanje problema
  • Neki su naravno bili klijenti iz pakla, ali i to je iskustvo. I naravno onaj mađarski-engleski.

Medijski pokrovitelji

I njih uključite odmah, pospajajte govornike/spikere s pojedinim medijima.

Onima koji Vas najviše podržavaju osigurajte ekskluzivu s top gostima.

Jasno sve definirajte, potpišite ugovore.

Njima prvima pošaljite najave i priopćenja i ekskluzivne fotografije i informacije.

Raspored sjedenja

Na ovim prostorima ponekad je ključno pitanje TKO GDJE I S KIM SJEDI
Jer na evente mnogi idu samo da BUDU VIĐENI NA NJIMA.
Dakle, ako Vam je to važno, označite sjedala s imenima i prezimenima
Pazite tko s kim sjedi da nisu ljuta konkurencija i sl.

Hostese

Vrlo bitna priča. Uputite ih dobro u cijelu sliku. Platite ih još bolje. I čim prije.
Najgore što mi se desilo s hostesama:

  • Nije došla na vrijeme
  • Nije se javila ni pojavila
  • Došla je obučena Bože pomozi
  • Bila je neljubazna prema gostima, fokusirana na cilj, a ne publiku
  • Odbrusila mi je da ona ne razvlači roll-up-ove…

Promocija eventa

Krenite na vrijeme, dobro sve isplanirajte, nemojte zaboraviti na sadržaj koji već imate s govornicima ili novi koji će kreirati vaši medijski pokrovitelji, uključite publiku, sponzore, govornike, dobavljače sve da podijele info, kad ljudi imaju informacije o široj slici, svi vole biti dio nečeg većeg.

Prodaja ulaznica

Automatizirajte, olakšajte si život.
Koristite sustave za to, svoj webshop, fiskalnu na licu mjesta, šta god…
ALI…
Što god učinili naši ljudi vole sve u zadnji čas
Nema tog Boga da spriječite joj jel ima još neko mjesto slobodno, joj ovo, joj ono – do 15 minuta prije eventa

Savjet – ograničite vrijeme kupnje.

I koliko god vi sve tehnološki jednostavno i napredno postavili, očekujte pitanja – jao možete li mi poslati klasičan predračun ili može li keš kad dođem na licu mjesta.

Ljudi gledaju samo sebe. Ne razumiju da KONAČAN BROJ GOSTIJU treba javiti dalje radi hrane, pića, poklona i sl.. I ne shvaćaju koliko njihova predomišljanja i otkazivanja i molbe za iznimkama izazivaju problema organizatoru eventa.

Fotograf

Naša tajna je imati super fotografa + omogućiti mu da BRZO digne fotke tupa u roku 2-3 sata nakon eventa.

A da bi fotograf uhvatio sve bitne momente (za spikere, sponzore..medije), morate mu prethodno poslati scenarij na što da sve pazi i koji su to ključni trenuci da mu ne promaknu.

GDPR tema – treba Vam papir da ljudi potpišu da pristaju na fotkanje.

Najgore što mi se desilo s fotografima:

  • Loše fotke
  • Bili su na pauzi za pušenje koju su sami sebi dali bez dogovora i promakli su im ključni momenti
  • Zapravo su radili za nekog drugog na eventu iako sam ih ja plaćala

Snimatelji/tehničari

Što reći, isto im dajte scenarij na vrijeme da imaju širu sliku.
Ali koliko god se trudili oni su kao iz drugog svijeta. Teško ćete se razumjeti bez nekog prevoditelja.
Sve traume sam zaboravila/potisnula, a vjerujte bilo ih je.

Voditelji/moderatori

E, to je ekipa koja može uništiti ili spasiti event.

Ne radi se o njima nego o publici. Podsjetite ih na to 100+ puta. Oni ne smiju dominirati nego – voditi.

Moraju znati kada koga prekinuti, svima davati dovoljno vremena ako vode panele, ne dopustiti da netko dominira..
I neka obuzdaju svoj smisao za humor.

Hrana i piće

E, pa nije bilo dovoljno zelene salate

Lani sam organizirala baš wow event i jedina primjedba od 110 žena je bilo – nije bilo dovoljno zelene salate.

Volim kad mi dežurni kritičari navrate na event.

No, na stranu sve to, danas ima vegetarijanaca, vegana, ovih onih… Alergičnih na gluten, mlijeko, pa i ljude i život… pripremite se za sve njih.

I ne budite škrti, ne naručujte na knap, ne lažite hotel za broj ljudi, naručite i platite radije za par osoba više nego manje.

Zeleno/eko

I to je sad u trendu. A i odgovorno. Recikliranje i sve to. Pa se uskladite. Na svakom koraku. Zdrava hrana. Otpad.. sve.

Licenciranje/franšiziranje

Razmišljate kako proširiti biznis i glas o Vašem super eventu.
Standardizirajte svoj know-how i prodajte ga. Zašto ne? Tako je Business Cafe bio u 7 zemalja i 25 gradova.

ISKUSTVO je SVE

Još jednom, gledajte sve iz cipela polaznika. Prođite cijeli proces. I  opet i opet.
Kad dobiva vrećice u ruke, kad jede, jel mu kad jede smetaju vrećice, jesu li im tada pune ruke itd.itd.
Ima li na čemu pisati – olovke, rokovnici.. ma jednostavno SVE prođite KRONOLOŠKI od dolaska do odlaska i sve ono prije i poslije vašeg eventa.
Pazite da ima dosta pauza i dovoljno vremena za networking.

Ljudi na evente uživo dolaze prije svega radi NETWORKINGA I TAKO GRADE SVOJ DRUŠTVENI KAPITAL i onda radi ISKUSTVA, ZABAVE i UČENJA nečeg novog.
Ono što je razlika eventa uživo ili online je upravo taj KONTAKT UŽIVO. TO ISKUSTVO NETWORKINGA. Ostale info i znanja možemo prenijeti i online.

Scenarij i vaša ekipa

Kad ste napisali detaljan scenarij i svima dali sve relevantne info provjerite imate li za sve PLAN B, prođite što sve može krenuti krivo – A MOŽE SVE i kako ćete to rješiti.
Podijelite zaduženja, tko što radi, ali ne zaboravite svima u svom timu jasno reći pravu istinu event industrije – svi rade sve u smislu tko prvi vidi problem SKAČE I RJEŠAVA gasve je dobro dok gosti i publika ne vide naše propuste. Ako ne vide, za njih se nisu desili. I to je najvažnije.

Otkazivanje

Tko god otkaže dolazak, posebno u zadnji čas, ne zna koliko je sr…. prouzročio s druge strane.
Obožavam poruke koje mi stižu još dok sam već na sceni … moj inbox zna biti pun jooj ipak ne dolazim dijete ovo ono, muž ovo ono.. auto ovo, ono, klijent ovo ono..a event je već počeo.

Sa svima s kojima treba potpišite ugovor s penalima što ako otkažu ili vas zeznu na bilo koji način.

A biserima koji se predomisle unutar 48 sati, a vi ste već naručili i platiti hranu za njih i razne promo materijale i dr… što reći – jasno iskomunicirajte nema povrata novca ili zadržavate dio baš zbog prethodno navedenih, a već nastalih povezanih troškova.

Publika

O njima se radi. Početak i kraj. Pazite ih, mazite, uključite u sve. U svaki korak.
Pošaljite im podsjetnik i detaljne odgovore na sva moguća pitanja, od što da obuku, gdje da parkiraju auto, ma sve, baš sve jer ništa se ne podrazumijeva.

BTW. To je isto jedna od naših tajni uspjeha. Naši mailovi ne ostavljaju prostora za dodatna pitanja (ipak, bit će glupih pitanja, i da ima glupih pitanja) i nedoumice, pa nema razloga za nelagodu. I oni koji prvi puta dolaze na event osjećaju se kao da su već kao kod kuće jer im je sve nekako već poznato.

RAZNO ZA ORGANIZACIJU

Uzmite neke tabletice za grlo ako ostanete bez glasa, imajte rezervne čarape ako puknu, rezervne cipele, rezervnu odjeću ako se oznojite.. kao što rekoh, sve baš sve može i hoće poći po zlu. I imajte plan B, pa i C i D nekad…

COVID specifičnosti

Hm, za ovo Vam trebaju ogromni živci i veliki IQ da shvatite koje su mjere trenutno aktualne za vaš tip eventa.
Nemojte ništa shvaćati osobno. Nije do vas. Niste ni ludi ni nesposobni.
Možda je vrijeme za početi meditirati ili nešto da preživite stres organizacije u vrijeme kad se apsolutno svatko može sjetiti u zadnji čas zabraniti vaš event ili ga financijski uništiti smanjenjem broja ljudi dozvoljenim za okupljanje.

Da, kažu da su okupljanja “najveće zlo sada”, ipak ljudi su i dalje društvena bića, i potreba da POTREBA ne ŽELJA za osobnim kontaktom UŽIVO nikad neće nestati. Zato samo hrabro i EKSTRA odgovorno i dalje.

Analiza

E nakon eventa vrijeme je za podvlačenje crte, zbrajanje računa, jesmo li se držali budžeta,
jesmo li ostvarili ciljeve, koliko smo zaradili, što sve možemo bolje…
Profit nije jedina mjera uspjeha. Utjecaj je jako bitan. I Vaš novostečeni SOCIJALNI KAPITAL.

Follow-up

Ne zaboravite sve sudionike kontaktirati, zahvaliti, poslati slike, objave iz medija… poklone…

Proslava

Nemojte zaboraviti ČESTITATI SEBI, NAGRADITI SE, proslaviti USPJEH.

Odmor

Odmorite se, smirite sav taj adrenalin. Dođite sebi.

Kontakti

Povežite se sa svojim novim ljudima, povežite ih međusobno, odradite sve što ste obećali i dogovorili na eventu.

Poklanjanje ulaznica i donacije

Ovdje ću samo reći – pomozi sirotu na svoju sramotu i nemojte bacati bisere pred svinje. Ljudi znaju cijeniti samo ono što (debelo) plate.

Nema popusta, nema izlaženja u susret, nema iznimaka VAŠIM PRAVILIMA. Vjerujte mi nasjest ćete, popuš… ćete. I zažalit ćete što niste slušali sebe i svoju intuiciju.

A donaciju u vidu dijela prihoda od eventa dajte svakako, možda najbolje nekoj Udruzi čiji rad podržavate.

I ZA KRAJ:

Ne mogu dovoljno naglasiti da isplanirate sve iz cipela iskustva polaznika, detaljno, jer detalji čine razliku.

Za sve imajte plan B. Budite spremni na sva sr… jer da, sve što može poći krivo, poći će.

Budite fleksibilni – ništa nije osobno. Najteže je raditi s ljudima.

Vašem čuđenju na ljudsko ponašanje nikad neće biti kraja.

Da, mazohisti ste djelomično, ako ste u ovom biznisu, posebno sada.

Treba Vam štošta za evente, ali najviše od svega STRASTI za ovom poslom i DEBELI ŽIVCI.

Možete Vi to. Čak i sada. Usprkos svima i svemu.

Sretno.

 

 

Povezane objave

Izbornik